L’Assemblée Générale d’une association, « la fameuse AG », doit se réunir minimum une fois par an, conformément aux statuts et à la composition qu’a définie l’association. C’est un rendez-vous essentiel qui permet à l’ensemble des membres de se réunir pour faire un véritable état des lieux sur la gestion et la vie de l’association. Ces réunions sont souvent longues et pas toujours très distrayantes… Pourtant, elles sont d’une importance capitale à la fois pour les adhérents et aux yeux de la loi.
Voici 5 conseils pour rendre plus attractive et dynamique la prochaine assemblée générale de votre association !
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1. L’Invitation : elle doit être attractive et percutante
Pourquoi ? L’invitation est le premier contact avec vos adhérents avant l’assemblée générale de votre association. Elle doit donner envie de venir !
Comment ? Même si votre envoi digital est formel puisqu’il annonce l’assemblée générale de votre association, singularisez-le avec des détails. De la couleur, des pictogrammes, des photos… Et surtout, précisez les étapes de son déroulement, certains points clés de l’ordre du jour, les objectifs… Autant d’informations qui traduisent avec précision l’importance de ce rendez-vous.
2. La Date de l’AG : choisissez la pratique et arrangeante
Pourquoi ? L’assemblée générale de votre association n’est pas forcément la réunion la plus attendue de l’année ! A vous de choisir un moment opportun et consensuel, à savoir évitez le vendredi soir et un créneau avant 18h.
Comment ? Prévenez vos adhérents au moins 3 semaines à l’avance afin de donner à votre réunion toutes les chances de s’intégrer dans les agendas.
3. Le Lieu : dans un cadre atypique et créatif
Pourquoi ? Rien de tel pour donner envie de participer à l’assemblée générale de votre association que de l’organiser dans un lieu atypique, convivial et chaleureux. Une alternative à la traditionnelle salle de réunion impersonnelle dont personne n’a vraiment envie !
Comment ? Un théâtre, un jardin de restaurant, un bar sympa… Activez votre imagination et peut-être votre réseau ! Parlez-en avec votre entourage pour trouver LE lieu qui changera l’ambiance de votre AG, et donnera envie à tous les adhérents de s’y rendre.
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4. L’After : le moment de partage et de convivialité
Pourquoi ? Une association c’est avant tout des personnes réunies et investies autour de projets communs. Alors, misez sur l’humain, le relationnel et le partage, et proposez à vos adhérents de se réunir autour d’un pot et d’un repas une fois l’AG terminée.
Comment ? Selon les finances de l’association, optez pour un simple verre, un petit buffet ou un dîner. Ce qui compte c’est de proposer à vos adhérents de se retrouver pour clore l’assemblée générale sur le ton de la proximité et de l’échange.
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5. Les Objectifs : ils doivent être clairs et précis
Pourquoi ? Plus vous annoncez en amont les objectifs de la réunion, plus vous rassurez vos adhérents avec un fil conducteur clair et précis.
Comment ? N’hésitez pas à mettre noir sur blanc tous les sujets à aborder : non seulement vous êtes certain de ne rien oublier mais en plus vous avez sous la main un vrai plan à suivre et qui évitera les « débordements », souvent générateurs de pertes de temps.
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Bien communiquer et s’organiser sont des clés de réussite de votre AG !
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Credit photo : OTi Aix Riviera
